Historia projektu zwanego obecnie w skrócie jako EAD rozpoczęła się w 1993 r. na Uniwersytecie kalifornijskim w Berkeley, gdzie wówczas pracował Daniel V. Pitti, kierujący tym przedsięwzięciem. W ramach projektu o nazwie Berkeley Finding Aids Project, zrealizowanego przez jego zespół, opracowano specjalny format wymiany danych, przeznaczony do opisu pomocy archiwalnych. W założeniu miał on wykraczać poza możliwości formatu komunikacji MARC stosowanego w bibliotekach. Wzór takiego rozwiązania zaczerpnięto z wcześniejszego projektu, zrealizowanego także w Berkeley - Text Encoding Initiative (TEI). TEI są to szczegółowe wytyczne kodowania tekstów literackich i językoznawczych. Od lipca 1995 r. projekt przyjął nazwę Encoded Archival Description (EAD) - [za]kodowny opis archiwalny. Został on opisany w dokumentacji zawierającej:
1. definicję typu dokumentu (Document Type Definition - DTD) określającą podzbiór znaczników (elementy i atrybuty) dostępnych dla znakowania poszczególnych części dokumentu w podobnej klasie. Na przykład pomoce archiwalne, mające podobną strukturę i części, tworzą klasę dokumentów, dla których można było opracować DTD. Jest to właśnie EAD, czyli określenie struktury dokumentu (w danym przypadku dokument to pomoc archiwalna).
2. zgodny z tą definicją zestaw znaczników (Tag Library) wraz z regułami ich zastosowania, czyli składnią określającą deklarowanie elementów i/lub atrybutów. Jest to zbiór reguł służących do oznaczenia zarówno intelektualnej, jak i fizycznej strony pomocy archiwalnych, pozwalających na to, aby informacja zawarta w tych pomocach mogła być przeszukiwana, odnajdywana, wyświetlana i wymieniana w określony sposób, niezależny od platformy sprzętowej.
Wersja pierwsza dokumentacji została udostępniona w sierpniu 1998 r. Wcześniej, bo w 1997 r. Stowarzyszenie Archiwistów Amerykańskich poświęciło dwa kolejne numery "American Archivist" (vol. 60 nr 3 i 4) zagadnieniom - jeszcze wówczas testowanego - EAD. Wersja druga, wspierana przez Network Developmend and MARC Standards Office Biblioteki Kongresu Stanów Zjednoczonych (Library of Congress) - została ogłoszona w grudniu 2002 r. Oficjalna strona EAD znajduje się pod adresem: http://www.loc.gov/ead/ead.html i jest wspierana przez wspomniane Biuro Biblioteki Kongresu.
Celem projektu było - i pozostaje nadal - opracowanie standardu kodowania pomocy archiwalnych dla potrzeb międzynarodowej wymiany informacji. Stąd jego początkowa nazwa - Finding Aids. Warto podkreślić, iż dotyczy to zarówno pomocy już istniejących, i to w tradycyjnej formie papierowej, jak i obecnie powstających pomocy archiwalnych w formie elektronicznej. W tym pierwszym przypadku, a jest to zdecydowana większość pomocy archiwalnych (por. doświadczenia Brytyjskie w projekcie A2A), problem sprowadza się przede wszystkim do retrokonwersji. Nie jest to jednak praca mechaniczna - proste przepisanie istniejących informacji z postaci papierowej na elektroniczną. Retrokonwersja w tym przypadku wymaga zazwyczaj przemyślenia i udoskonalenia stosowanej dotychczas praktyki opisu materiałów archiwalnych.
Inaczej mówiąc, chodzi tu o udostępnienie w sieciach rozległych zasobów archiwalnych - poprzez opublikowanie informacji o nich, a do tego służą właśnie pomoce archiwalne - z wielu instytucji. Aby to osiągnąć z zastosowaniem EAD, musiano w sposób jak najbardziej uniwersalny przyswoić i zaadaptować szeroki zakres - często rozbieżnych - międzynarodowych praktyk opisu archiwalnego. Mając na uwadze strukturę zespołu archiwalnego, postanowiono oddać hierarchiczne relacje między poziomami opisu, tak aby na niższym poziomie (np. jednostki lub dokumentu), nie powtarzać informacji podanych już na poziome wyższym (np. zespołu czy serii). Zasada ta świadomie nawiązuje do wielopoziomowego opisu zalecanego przez ISAD(G): General International Standard Archival Description - Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego, Część Ogólna, [tłumaczenie polskie], z którym EAD jest kompatybilne.
Należy pamiętać, że EAD jest standardem strukturalizacji danych, a nie ich zawartości. Nie ma tu ścisłych reguł wskazujących, jak mają być sformułowane dane: jaka treść, w jakim układzie lub kolejności powinna się znaleźć wewnątrz znaczników w danym elemencie. Te sprawy regulują standardy opisujące zawartość. Format EAD w wersji z 2002 r. został oparty na znacznikach metajęzyka XML dla określonego typu dokumentu, czyli DTD, stosujących zakodowane przedstawienie elementów "czytanych" przez software zgodnie z tym językiem. Zastosowanie XML'a umożliwia prezentację pomocy archiwalnych poprzez Internet, a także zapewnia trwałość, gdyż XML jest stabilnym środowiskiem, z którego dane mogą być przetransferowane do innego środowiska programowego, gdy zajdzie taka potrzeba.
Biblioteka znaczników EAD pokazuje typ danych, jakie powinny być włączone w dany element oraz towarzyszące im metadane. Główny nacisk położono na strukturę zawartości, a nie na formę prezentacji. Struktura ta może zostać zaprezentowana w tradycyjnym środowisku takim jak drukowane inwentarze, jak również w elektronicznych mediach, gdyż przedstawienie jej w XML'u pozawala na wielokrotne wykorzystanie informacji raz wpisanej, jej wymianę i długotrwałą dostępność. Dzięki temu inwentarz elektroniczny jest tożsamy z inwentarzem drukowanym, a praca raz wykonana może być wielokrotnie wykorzystana.
HWs